从北京地区判例看用人单位规章制度效力的司法认定

劳动争议案件中，规章制度的效力问题常常是决定案件胜负的关键因素——无论是单方解除劳动合同还是扣发绩效奖金，亦或是要求劳动者向用人单位赔偿损失……，用人单位都需要举证证明所依据的规章制度合法有效。然而劳动争议诉讼中，用人单位提交的规章制度往往会因各种原因被认定为对劳动者不发生效力，从而导致用人单位全面败诉。

用以判断用人单位规章制度效力的最直接的法律依据，是《劳动合同法》第四条：

''用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。

用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。

在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。

用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。”

既然法律规定一目了然，为什么用人单位制定的规章制度经常会被法院认定为对劳动者不发生效力？用人单位该如何避免这种情况的发生？让我们通过既往判例来了解法官是如何解读《劳动合同法》第四条的，以及什么样的证据会被/不被法院采信。

笔者检索了北京市三个中级人民法院近三年做出的生效判决，从中挑选了一些典型案例。案例中用人单位名称均隐去，以“用人单位”替代。本文中的规章制度特指“直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项”。

案例1——源自北京市第三中级人民法(2018)京03民终12726号民事判决书、北京市通州区人民法院（2018）京0112民初21179号判决书

用人单位规章制度需经法定要件具备效力，即用人单位规章制度需经必要的民主程序制定，内容不违反法律及行政法规的强制性规定、向劳动者公示告知，三者缺一不可。

本案用人单位在制定、实施规章制度时均存在一定欠缺，最终引发本次劳动争议诉讼。一审法院在此向用人单位作出提示，在制定规章制度时应满足四方面的要求：其一是内容不违反法律、行政法规的强制性规定，将纪律规范、纪律考核、违纪惩戒相互结合，避免不合情理或显失公平；其二是应当依法通过民主程序制定，充分保障劳动者参与、协商权利；其三是应当向劳动者公示告知；其四是具备操作性，尽量量化、客观。同时，在进行劳动管理时要严格按照规章制度规定的内容、程序实施，既维护用人单位正常经营秩序，又要避免滥用处罚权，侵害劳动者的合法权益。

要点归纳：规章制度被认定为有效需要同时具备三个要件：民主程序制定、向劳动者公示告知、内容合法，三者缺一不可。

同时具备上述三个要件，是用人单位制定规章制度时必须遵循的铁律，没有任何可商量的余地。甚至规章制度仅满足内容合法的条件仍不足够，还需要公平、合理。例如上引判决书的说理部分就提到要“避免不合情理或显失公平”。

相当多的用人单位在制定规章制度时，要么根本没有履行民主程序，要么履行的所谓民主程序不符合法定要求，要么提供的证据达不到证明目的。无论造成举证不能的背后原因是什么，民主程序要件的缺失都会导致败诉后果。

虽然制定规章制度时完全没有履行民主程序的案例很多，但并无太多参考价值，本文不赘述。这里展示的是用人单位在履行民主程序过程中几种常见的错误做法。

（一）修订规章制度时忽视履行民主程序

用人单位制定规章制度时需要履行民主程序的重要性、必要性无须多说，需要提示注意的是，在对规章制度特定条款进行修订时，千万不要忘记履行民主程序并做好证据留存工作。

案例2-1——源自北京市第一中级人民法(2017)京01民终7548号民事判决书、北京市石景山区人民法院（2017）京0107民初6190号民事判决书

用人单位修订前后的《考勤管理与请假制度》关于旷工的规定存在一定变化，该变化影响到职工切身利益，该修订过程应经用人单位职工代表大会或者全体职工讨论，而用人单位未经过该程序，且在正式发布前亦未向全体职工公示过相关修订内容（注：该案一审判决还认定“修订过程基本是用人单位人力资源部与IT部等相关部门小范围人员进行讨论”），故该修订并不符合相关程序。

案例2-2——源自北京市第二中级人民法(2018)京02民终4538号民事判决书

本案涉及的《关于不良资产清收奖励办法的补充说明》与之前的《关于不良资产清收的奖励办法》相比，于内容上对劳动者获取奖励工资设置了更高的标准和更严苛的条件，对劳动者的切身利益产生了影响。但用人单位并未就该补充说明的颁布已经经过民主程序向法院提交证据予以证明，故法院对此不予采纳，该补充规定不应适用于赵某。

要点归纳：修订规章制度时，如果修订内容影响到劳动者切身利益，则该修订过程应重新履行法定的民主程序。

（二）不能以公示告知替代履行民主程序

案例3——源自北京市第一中级人民法(2017)京01民终3051号判决书

在本案中，虽然双方均认可真实性的培训签到表可以证明用人单位已就2015年7月版管理制度的内容进行集体培训，但用人单位未提供证据证明在制定、修改上述制度中关于劳动纪律等直接涉及劳动者切身利益的重大事项时采用了民主程序，故法院认定用人单位提交的2015年7月版管理制度不宜作为认定姜某是否遵守劳动纪律的制度依据。

要点归纳：集体培训/培训签到表不能证明履行了民主程序。

集体培训/培训签到表只能证明用人单位曾就规章制度向劳动者进行了公示和告知，并没有反映出劳动者对规章制度的意见。公示和告知并不能替代履行民主程序，否则法律也就没有必要既要求公示告知又要求履行民主程序了。不过，如果培训签到表中包含有劳动者对修订后的规章制度相关条款表示同意、认可的内容，判决结果或有不同。

（三）工会的同意不能替代履行民主程序

案例4-1——源自北京市第二中级人民法(2020)京02民终2968号民事判决书、大兴区人民法院（2019）京0115民初12698号民事判决书

安全责任书所涉的内容应属于涉及劳动者切身利益的重大事项，根据劳动合同法第四条之规定，应当经职工代表大会或全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。用人单位虽提交了第一届第二次职工代表大会决议，但是上面仅加盖了用人单位工会的公章，用人单位未能提供参加职工代表大会的会议记录或有职工代表签名的表决记录等文件材料，即用人单位未能提供充分证据证明前述驾驶员安全责任书系经民主程序制定。

案例4-2——源自北京市第三中级人民法(2017)京03民终12919号民事判决书

用人单位提交的其工会出具的《关于同意执行〈合同制人员劳动合同管理办法〉、〈职业技能竞赛奖励办法〉、〈关于专业技术人员激励岗位设置及聘任的实施意见（试行）〉的决定》能证明其在制定相关规章制度时征求了工会的意见，但其并未向法院提交相应的证据证明其在制定相关规章制度时按照《中华人民共和国劳动合同法》第四条的规定履行了与“职工代表大会或者全体职工讨论”的民主程序。

案例4-3——源自北京市第三中级人民法(2018)京03民终15894号民事判决书

本案中，从用人单位提交的证据上看，其提交的工会审核修订版《员工手册》的函仅为工会作出的同意修改《员工手册》的函复，该证据无法证明《员工手册》经过民主程序制定。

要点归纳：工会对规章制度的同意不能证明规章制度的制定程序符合法定民主程序。

用人单位以工会的同意替代职工代表大会讨论或者全体职工讨论的做法一度非常普遍，对此三个中级人民法院的态度完全一致：不认可。所以，严格按照法律要求，不打折扣地履行经职工代表大会或者全体职工讨论的民主程序才是正解。

此外通过案例4-1可见，在举证规章制度系经过职工代表大会讨论通过时，仅仅提供职工代表大会决议是不充分的，还需要辅之以会议记录、表决记录等过程性文件。笔者在其他案例中看到过用人单位提供职工代表选举通知、职工代表选举会议纪要等辅助性证据材料。建议用人单位根据本单位实际情况选择适当的民主程序，并注意过程性文件的留存。

规章制度因未向劳动者公示告知而被认定为无效的案例，因并无太多参考价值，本文不赘述。下列判例展示了几种能够为法院所认可的公示告知方式，用人单位可以参考适用，但须注意，切不可简单机械地应用。

（一）内部网站上公示的方式

案例5-1——源自北京市第一中级人民法(2018)京01民终272号民事判决书

用人单位在一审庭审期间，当庭查询到公司内部网站关于上述制度的公示记录，且双方签订的《劳动合同书》附件中包括《劳动纪律管理办法》。虽然耿某称其对上述制度并不知情，且从未登陆过公司内部网站，但与耿某同为餐厨筹备组的三位同事均称可用姓名汉字或首字母登录公司内部网站查询到以上制度，结合耿某自认知道休探亲假没有奖金，本院认定用人单位已经将上述制度向耿某公示，且上述制度并不违反法律、行政法规的强制性规定，对耿某具有约束力。

要点归纳：在内部网站上公示规章制度的公示方式是可以被法院认可的。

根据笔者的经验，仅仅在内部网站上对规章制度进行公示还是有一定风险的，建议辅之以其他方式或措施。案例5中，用人单位除了当庭从内网查询到了公示记录，还另外提供了劳动合同以及其他员工的证词，这一系列的证据相结合，法院才做出了有利于用人单位的事实认定。所以，如果用人单位决定采取此种公示告知方式，应当就此在劳动合同中做出明确约定，包括约定劳动者有义务主动了解规章制度。

内部网站公示方式的缺陷在于，如果用人单位对网站进行升级或更换，就有可能无法查询到规章制度的初始挂网时间，而如果新系统显示的规章制度挂网时间晚于劳动争议的发生时间，则对用人单位而言就会非常被动。这里也提示用人单位，在对规章制度进行修订并挂网公示时，勿轻易删除前一版本的规章制度。

（二）发送电子邮件的方式

案例5-2——源自北京市第二中级人民法（2020）京02民终5902号民事判决书

关于规章制度的送达问题。本案涉及的用人单位规章制度主要为两个，即《大对公销售队伍基本管理办法》及《医疗健康文化旅游金融事业部客户经理管理实施细则》，两份文件在规定的内容上存在重合。用人单位虽然表示确无向张某直接送达上述规章制度文件的证据，但是公司员工邱某于2018年1月29日向张某等人发送的电子邮件附件中，包含有相关培训资料以及《医疗健康文化旅游金融事业部客户经理管理实施细则》等文件。张某对该封电子邮件的质证意见为：不记得见过该封电子邮件。张某未否认收到过该封电子邮件，另外，通过本案涉及的张某与其他公司领导、公司员工之间的多次电子邮件往来看，用电子邮件沟通谈工作是用人单位内部执行的重要工作流程，因此，用人单位以电子邮件方式向张某送达规章制度文件的行为是可信的。张某作为劳动者，主动了解用人单位的规章制度，是接受用人单位管理，遵守劳动纪律的应有之意。张某本案中对与其他公司领导、公司员工多次往来的电子邮件均认可，仅对2018年1月29日涉及送达规章制度文件的电子邮件表示记不清楚，该质证意见，法院难以采信。法院认定用人单位已向张某送达了相关的规章制度文件。

要点归纳：发送电子邮件的告知方式是可以被法院认可的。

建议用人单位在劳动合同中对规章制度的公示、告知的具体方式进行明确约定，包括约定劳动者有义务主动了解规章制度。

（三）劳动者逐项签署的方式

案例5-3——源自北京市第二中级人民法(2017)京02民终7998号民事判决书

用人单位提交的《劳动关系管理阅知单》、《公司制度阅知声明》能够表明其公司已经在原某入职时将《薪酬分配实施办法》等规章制度告知原某，故用人单位的《薪酬分配实施办法》对双方具有约束力。

要点归纳：劳动者逐项签署规章制度阅知单的公示告知方式是可以被法院认可的。

不过，根据笔者的经验，某些情况下，有可能需要用人单位进一步举证证明员工阅知的规章制度与后来作为处理依据的规章制度的同一性。所以，用人单位在相关单证的设计、证据的留存方面需要花些心思，建议咨询专业人士。

（四）传阅的方式

案例5-4——源自北京市第三中级人民法(2019)京03民终16655号民事判决书、北京市通州区人民法院（2019）京0112民初25838号民事判决书

关于陈某应得的提成数额，用人单位应就提成的发放办法承担举证责任，其提供的《市场营销部作业手册》系与陈某切身利益相关的规章制度，应当通过民主程序制定并向陈某公示，但用人单位并未提供证据证明该制度经过了民主程序，其提供陈某传阅该制度的《会议纪要》形式不严谨（笔者注：陈某答辩主张从未见过相应的手册，在《会议纪要》上其只负责签到），无法证明陈某已知悉上述制度的内容，故对于四方鼎泰公司主张的提成发放方式一审法院不予采纳。

要点归纳：向劳动者公示告知规章制度时，形式要严谨。

传阅规章制度是实践中常见的公示告知方式，虽然本案中法院最终没有认定该用人单位的规章制度已经向陈某告知，但这并不意味着法院否定了传阅告知这种方式。对于用人单位而言，让劳动者在规章制度传阅记录单/会议纪要等过程性文件上签字，并非走走过场，其最终目的是为了留下有效证据。所以，相关过程性文件的内容设计不能任意而为，一定要严谨，建议咨询专业人士。

案例6-1——源自北京市第一中级人民法(2019)京01民终4307号民事判决书、北京市石景山区人民法院（2019）京0107民初26823号民事判决书

正如一审判决所言，因用人单位制定的劳动规章制度直接涉及劳动者切身利益，故人民法院需对劳动规章制度的合法性及合理性进行审查。本案中，根据用人单位《假务管理制度》第13条规定及用人单位的陈述，陈某的病休假必须由市级以上西医医院出具相关证明。一审法院认为有关规定明显限制或剥夺了陈某作为劳动者所享有的自由选择就医及休息的法定权利，该规定对陈某不具有约束力，一审法院的上述认定正确，本院予以确认。故用人单位以陈某的病休假证明并非市级医院的病情诊断证明为由，在未及时调查陈某就医真实情况时，即不批准其请病假，进而以旷工为由解除劳动合同的行为不符合劳动合同法的规定，属违法解除。

案例6-2——源自北京市第二中级人民法(2020)京02民终2968号民事判决书、北京市大兴区人民法院（2019）京0115民初12698号民事判决书

从安全责任书约定的内容来看，因劳动者在履职过程中造成的损失也属于企业的经营风险之一，用人单位可以通过约定赔偿责任来督促劳动者尽到合理审慎义务，但是赔偿责任的承担应充分考虑劳动者的过错程度及实际偿付能力，用人单位在安全责任书中约定不论是交通事故还是意外事故，只要相关部门认定劳动者有责任，劳动者即需要承担全部赔偿责任（有保险的，承担保险以外的全部赔偿责任），前述约定没有考虑劳动者的具体过错和责任大小，径行将用人单位的该项经营风险全部转嫁给劳动者，显然不符合前述法律规定的立法原意。

要点归纳：人民法院有权对规章制度是否合法、是否公平合理进行审查。

通过以上6组13个案例，笔者介绍并分析了人民法院是如何采信证据、适用法律，从而对规章制度的效力进行认定的，希望本文有助于用人单位提高劳动用工管理水平，有效预防劳动争议的发生以及减少败诉风险。