证监局现场检查视角下上市公司股东大会运作的不规范之处及应对措施
发布时间：2022.10.12
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近期某上市公司“临死股东大会”事件让上市公司和中介机构提高了对股东大会运作及披露合规性的关注程度。各地证监局对上市公司的现场检查虽具有事后性，但能够发现更细致的问题，笔者从相关证监局对上市公司下发的监管关注函、监管意见、采取责令整改措施等决定中提取了现场检查时发现的股东大会运作不规范之处，并提出了应对措施，以期能提供一定参考。
公司（SRYL，002551）部分股东大会通知的部分要求缺乏依据。股东大会通知中要求参加现场股东大会的股东进行事前登记，但是对于未在登记时间内登记的公司股东，通知规定“可以出席本次现场股东大会，但对会议审议事项没有表决权”，限制股东权利的行使。上市公司应仔细核查股东大会通知有无限制股东权利的不合理规定，避免出现限制股东权利的表述。如未在登记时间登记的股东要求出席股东大会，公司可在保证股东合法权利的情形下灵活处理。《上市公司章程指引》第六十二条：股东出具的委托他人出席股东大会的授权委托书应当载明下列内容：（一）代理人的姓名；（二）是否具有表决权；（三）分别对列入股东大会议程的每一审议事项投赞成、反对或弃权票的指示；（四）委托签发日期和有效日期；（五）委托人签名（或盖章）。委托人为法人股东的，应加盖法人单位印章。第六十三条：委托书应当注明如果股东不作具体指示，股东代理人是否可以按自己的意思表决。授权委托书应明确指示或注明是否授权由受托人按自己的意见投票。此外，《上海证券交易所上市公司自律监管指南第1号—公告格式》《深圳证券交易所上市公司自律监管指南第2号—公告格式》均对授权委托书的形式、内容等提出了要求。①授权委托书内容系自然人股东手拟，与股东大会通知附件中格式不符（ST+DB，002618）；②授权委托书缺少“委托人持股数量”“受托人身份证号码”“委托日期”等要素（YCGF，002420）。股东授权他人出席上市公司股东大会，应使用上市公司通知所附的授权委托书，切忌自行手写、拟订授权委托书，以防授权委托书不符合要求，导致无法参加股东大会。如股东提供不符合要求的授权委托书，上市公司工作人员应及时提醒股东重新提供。上海证券交易所、深圳证券交易所分别发布的《上海证券交易所上市公司自律监管指南第1号—公告格式》《深圳证券交易所上市公司自律监管指南第2号—公告格式》对授权委托书的格式、要素等提出了要求，上市公司可对照核查。①部分股东授权委托书未加盖公章（BLLH，002037）；授权委托书只有法人公章，未见委托人之法定代表人的签名（LYF，603777）。②个别股东的授权委托书无签发日期和有效期限（HHXF，600172）；部分股东的授权委托书存在未注明受托人姓名（ZHGD，002179）。授权委托书的签署应完整、规范。在实际操作中，如委托人为机构股东，结合证监局提出的上述问题，除加盖机构股东的印章外，委托人的法定代表人、执行事务合伙人或委派代表亦应签名。个别股东的授权委托书无委托投票的指示（HHXF，600172），即授权委托书未载明对列入股东大会议程的每一审议事项投赞成、反对或弃权票的指示，出现该种问题的上市公司较多。该问题出现较多，应引起重视。上市公司可直接借鉴《深圳证券交易所上市公司自律监管指南第2号—公告格式》《上海证券交易所上市公司自律监管指南第1号—公告格式》所附的授权委托书。
《深圳证券交易所上市公司自律监管指南第2号—公告格式》所附的授权委托书指明：对股东大会提案的明确投票意见指示；没有明确投票指示的，应当注明是否授权由受托人按自己的意见投票。《上海证券交易所上市公司自律监管指南第1号—公告格式》所附的授权委托书有如下备注：委托人应当在委托书中“同意”、“反对”或“弃权”意向中选择一个并打“√”，对于委托人在本授权委托书中未作具体指示的，受托人有权按自己的意愿进行表决。
《上市公司股东大会规则》第二十六条：公司召开股东大会，全体董事、监事和董事会秘书应当出席会议，经理和其他高级管理人员应当列席会议。《上市公司章程指引》第六十七条：股东大会召开时，本公司全体董事、监事和董事会秘书应当出席会议，经理和其他高级管理人员应当列席会议。1. 董事、监事违反规定缺席股东大会（SWZN，30004；ZQB，300052；HWSW，000078）；2. 公司（YFKJ，688159；ATDZ，002587；MYS，002303）部分董事、监事、高级管理人员未按规定出席或列席股东大会，也未出具书面请假说明。上市公司董事、监事、高级管理人员因故不能出席或列席股东大会的，应在会议召开前提交书面请假文件，但请假次数不宜过多。《上市公司股东大会规则》第二十四条：股东应当持股票账户卡、身份证或其他能够表明其身份的有效证件或证明出席股东大会。代理人还应当提交股东授权委托书和个人有效身份证件。1. 股东大会会议签到程序不规范。公司（JHSW，002688）召开股东大会时均由证券部工作人员及出席会议的见证律师对股东身份进行核实，但核实后的身份证信息未归档在股东大会档案中；
2. 部分股东未在股东大会报到登记册上签字（*ST+RD，600666）。
上市公司工作人员及见证律师应仔细核实股东资格，并完整收集股东提供的资料，还可在股东大会召开前或召开过程中查漏补缺，复核收集的资料、签到情况等。《上市公司股东大会规则》第三十一条：股东与股东大会拟审议事项有关联关系时，应当回避表决，其所持有表决权的股份不计入出席股东大会有表决权的股份总数。《上市公司章程指引》第八十条：股东大会审议有关关联交易事项时，关联股东不应当参与投票表决，其所代表的有表决权的股份数不计入有效表决总数；股东大会决议的公告应当充分披露非关联股东的表决情况。1. 关联方未回避表决。公司（GLSC，300094）于2015年5月15日召开公司2015年第一次临时股东大会，会议审议通过了《关于及其摘要的议案》和《关于提请股东大会授权董事会办理公司员工持股计划相关事宜的议案》，关联股东鲁某、吴某、赵某未对上述议案进行回避表决，分别以其持股79万股、10万股、2万股表决“同意”意见，并计入表决结果对外披露；2. 公司（ZQB，300052）2019年年度股东大会与2020年第二次临时股东大会的表决票内容不完整，存在表决登记表中未记录表决意见等情况，且表决票签字人错误；3. 部分股东的表决票缺少“证券账号”“持股份额”等要素（YCGF，002420）。表决票包含的要素应完整。上市公司可分别设计回避表决的表决票和非回避表决的表决票，以作区分，防止错填。表决票打印完成后做好区分工作，收集表决票后仔细复核。《上市公司股东大会规则》第三十六条：未填、错填、字迹无法辨认的表决票或未投的表决票均视为投票人放弃表决权利，其所持股份数的表决结果应计为“弃权”。第三十七条：股东大会对提案进行表决前，应当推举二名股东代表参加计票和监票。审议事项与股东有关联关系的，相关股东及代理人不得参加计票、监票。《上市公司章程指引》第八十七条：股东大会对提案进行表决前，应当推举两名股东代表参加计票和监票。审议事项与股东有关联关系的，相关股东及代理人不得参加计票、监票。第八十九条：未填、错填、字迹无法辨认的表决票或未投的表决票均视为投票人放弃表决权利，其所持股份数的表决结果应计为“弃权”。1. 公司（YFKJ，688159；CHGF，002288）股东未对表决票的议案表决选项进行勾选，公司仅依据其现场对议案表达同意将投票统计为赞成，该投票根据规定应统计为弃权；2. 计票、监票程序不规范。计票、检票人员未发现委托人的委托意见与受托人填写的表决意见不一致的情形（KDZZ，600499）；3. 关联股东进行计票、监票。股东大会审议事项存在关联议案的情况，关联股东进行计票、监票（*ST+LD，300297）；4. 个别股东大会计票统计不准确（YTJT，600881）。上市公司应严格遵守有关规定，没有勾选的表决票应统计为弃权票，避免关联股东参与计票、监票，上市公司工作人员、股东代表、见证律师应注意表决票是否填写完整，并对表决票、统计结果交叉复核。《上市公司股东大会规则》第四十一条：股东大会会议记录由董事会秘书负责，会议记录应记载以下内容：（一）会议时间、地点、议程和召集人姓名或名称；（二）会议主持人以及出席或列席会议的董事、监事、董事会秘书、经理和其他高级管理人员姓名；（三）出席会议的股东和代理人人数、所持有表决权的股份总数及占公司股份总数的比例；（四）对每一提案的审议经过、发言要点和表决结果；（五）股东的质询意见或建议以及相应的答复或说明；（六）律师及计票人、监票人姓名；（七）公司章程规定应当载入会议记录的其他内容。出席会议的董事、监事、董事会秘书、召集人或其代表、会议主持人应当在会议记录上签名，并保证会议记录内容真实、准确和完整。会议记录应当与现场出席股东的签名册及代理出席的委托书、网络及其他方式表决情况的有效资料一并保存，保存期限不少于十年。1. 部分股东大会会议记录未记载出席或列席会议的董事、监事、经理和其他高级管理人员姓名，未记载律师及计票人、监票人姓名（*ST+JN，000820；SRYL，002551；HWSW，000078）；2. 部分股东大会会议记录不规范，未记载出席会议人员姓名、发言要点（HHXF，600172）；3. 公司（ZHGD，002179；MZGF，002856）部分股东大会未对每一提案的审议经过、发言要点进行记录；4. 公司（JDGF，600577）部分股东大会会议没有形成书面记录；5. 部分股东大会会议记录与实际情况不符（*ST+SN，002417）。股东大会记录不完整也是上市公司出现较多的问题，上市公司应严格按照上述规范形成会议记录，尤其需注意记载人员的完整性、记录每一提案的审议经过、发言要点。在实际操作中，地方证监局对会议记录的形式要求不一，有的证监局要求必须手写，有的证监局则无强制要求，上市公司还需按照当地证监局的要求形成股东大会会议记录。1. 存在部分股东大会会议记录参会人员未签字、个别会议记录与会议决议中记载的表决情况不符（BLLH，002037）；2. 部分股东大会会议记录不规范，出席的董事、监事、董秘等未全部在会议记录上签字（HHXF，600172）；3. 部分股东大会会议记录遗漏股东签字（*ST+JN，000820）。股东大会会议记录等相关文件应及时签署、检查、复核。《上市公司股东大会规则》第十九条：发出股东大会通知后，无正当理由，股东大会不得延期或取消，股东大会通知中列明的提案不得取消。一旦出现延期或取消的情形，召集人应当在原定召开日前至少二个工作日公告并说明原因。公司（XLXC，002341）个别股东大会未在原定召开日前至少2个工作日公告取消并说明原因。上市公司应做好规划，严格按照规定程序延期或取消股东大会并公告。
